多年前的某个夜晚，我突然发现，自己成了会议中不受欢迎的人。无论是在自己主持的会议，还是在别人组织的会议上，我总是讲话太多。我的出发点是希望把自己认为有价值的观点、想法和建议与大家分享。认为能够对我的团队和其他部门有所借鉴，帮助他们找到问题的症结所在，一起寻求解决问题的方案和对策，大家团结一心，共同进步。可是，令我百思不得其解的是，大家对此似乎并不喜欢。这一切对我来说无疑是一次极大的触动。

幸运的是，我及时意识到自己的问题，并认真着手解决这个问题。在当时我的导师（公司的人事总监）的帮助下，我不断地反思自己，在学习和实践中逐渐改进。经过十几年的努力，我总结出一套行之有效的方法，知道什么时候该多说话，什么时候少发言，什么时候保持沉默。今天，我在这里与大家一起分享自己的心得体会，总结起来有六条：一是事先准备，二是精准点评，三是排序发言，四是旁人提醒，五是“事”不过三，六是积极倾听。

第一，事先准备。要认真准备好会议的目的、内容和讲话的顺序。明确自己在整个会议中要强调哪些方面的内容，不涉及哪些领域。讲话尽量简单明了，把更多的时间留给与会人员，让他们有机会发表意见、观点和主张。我一般在会议之前给部分与会者打电话沟通，提醒他们会议的目的是什么，希望达成何种目标，在会议当中要讨论哪些议题。我非常期待他们的分享，希望借此了解他们的想法，倾听他们的观点。让自己和与会者都知道各自在会议中的作用，就是事先准备的好处。

第二，精准点评。我拥有强烈的好奇心，特别是在1993年成为企业的领导之后。我经常对会议的各个目标和内容充满好奇，觉得自已每项都有观点可以分享。但是自从我十几年前认识到自己是在有些会议中说话太多的人，就开始特别注意。我有意识地根据会议的日程和进度，只对一些主题和内容做相应的点评并提出有针对性的问题。更多的时候我故意保持沉默。因为即使在我管辖的业务中，也会出现一些我不知道的新鲜事物，遇到自己不熟悉的问题。这时候作为领导，我的沉默，或只是提一些比较简短的问题，会给别人充裕的时间介绍情况，表达他们的观点想法，阐述他们的意见和见解。抛砖引玉，画龙点睛，这才是精准点评的意义。

第三，排序发言。我们总结了近百年来霍尼韦尔公司的先进管理方法，开发出象互联层级会议这样的软件。我们把制造基地的会议按SQDIC（Safety, Quality, Delivery, Inventory, Cost） 排序。一切以安全为重，从质量入手，确保按时交付，优化库存管理，从而降低成本，提升效益。会议主持人和与会者依此顺序介绍: 昨天发生了什么情况？今天需要解决哪些问题，做哪些工作来配合问题解决。大家基于同样的顺序和原则做准备，并发表见解，会议的效率自然大幅提升。总之，通过先进软件技术安排会议层级，根据业务流程精心排序，让每位与会者熟知自己的角色，清楚地知道自己需要在什么时候分享，分享哪些内容，从而确保信息在各层级会议中顺畅流动，实现排序发言。

第四，旁人提醒。尽管我拥有年轻的心态，但毕竟岁月荏苒，转眼已经工作三十多年。年轻时候的我非常愿意分享，虽然做了高级管理者后已经意识到自己要少讲、专注于掌控局面、节奏和主题。但是时不时地还会出现分享展开超时的情况。后来，在一些比较简短的会议上，我会请一位同事做我的监督员，在我可能讲太多的时候，给我暗示，适时提醒我。最好是在现场提前让我注意到，以便我可以及时调整讲话的时间和长度，不过多地占用整个会议的时间。

第五，“事”不过三。在我的职业生涯中有幸遇到数位对我发展和帮助极大的导师。其中有一位导师在事业和生活上都非常有成就。当年参与他的多次会议后，我注意到，不管大事小事，他总是只讲三点。后来我请教他为什么？他告诉我，如果你讲了一二三四五，一里面又包含ABCDE，说不定A里面还有甲乙丙丁。连你自己都可能记不住，别人就更记不住。想象一下如果十个人在做分享，每人讲十条，合起来就是一百条！听众根本弄不清楚哪些是重点。因此，他建议并告诫我，每次只讲三点，如果不足三点就凑成三点，如果还有第四第五点，就去除某两点，归纳概括为三点。如果大家参加过我的会议，绝大多数情况下，我都只讲三点。把内容高度概括，并清晰简洁地表达出来，方便与会者理解和掌握，这就是“事”不过三的道理。

第六，积极倾听。积极倾听极为重要，再结合仔细观察讲话人的肢体语言、面部表情、眼神手势。只有这样，才不仅明白对方讲的表面意思，还深入了解其背后的含义。积极倾听的另一个好处是，听得多，自然讲得就少，但并不是“言多必失”。作为一名管理者，我们有责任让下属清晰地知道我们的想法。但是在会议中喋喋不休，至少有三大危害。一是让你的团队成员或同事们不愿意参加你的会议。因为你是领导，所以大家极可能敢怒不敢言。二是别人可能根本没有时间分享他们的信息，你错失了全面深入了解问题、掌控局面的机会。自认为埋头苦干，可是结果总是差强人意。三是与会者缺乏参与感。因为开会的时候他们连发言的机会都没有。如此这般，大家怎么能积极参与？做好领导，先学会积极倾听。

幸运的是我早在十几年前就及时地发现自己的问题。不知道你们是否面临同样的问题？如果是，你们是否已经觉悟？如果自己还不清楚，最好去问问助理或团队的其他成员。悄悄的、一对一地、坦诚地了解情况。作为一名管理者，讲话固然重要，但是怎么能够让团队成员都能参与到你的会议当中，不仅人在现场，而且是带着头脑，真心实意地来开会，全力以赴地投入到会议议程中。

我建议大家如果面临类似的问题，那么试一试我刚才分享的六条建议，当然也可以是其中的某一条或某几条，看看哪些适合你。当然有些方法你可能已经在用，或许你还有其他更好的方法，希望也能和我分享。我们一起努力让会议开得卓有成效。